华中农业大学财务报销管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范学校经济行为，明确经济责任，防范财务风险，根据《会计法》、《会计基础工作规范》等法规制度，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校一级财务机构管理的所有资金，校属二级核算单位可参照执行。
第三条 各单位经济责任人或其授权负责人为本单位财务报销的审批人，各专项经费项目负责人为本人主持项目财务报销的审批人（以下统称经费负责人），对本人审批业务的真实性、合法性、合规性、相关性负责。因特殊情况需他人代为审批时，需向财务部门提供书面委托。
第四条 各单位应在学校预算安排的范围内（专项经费按项目预算范围），按照《华中农业大学货币资金管理办法》规定审批权限使用经费。各项经济业务的经办人与审批人为直系亲属关系的，应实行回避制，由本单位同级或上级负责人审批。
第五条 各类经费报账人员由经费负责人授权委托（委托书见附件2），应为学校正式职工、在籍研究生或长期合法聘用人员；经费负责人应在财务部门预留签字笔迹和手机联系方式，便于财务部门核对笔迹和发送报账短信通知，若因特殊原因需要他人代理的，应向财务部门提供书面授权委托。
第二章 报销审批
第六条 各类经费报销应根据国家和学校规定的开支范围、学校批准的经费使用计划或有关合同（协议）规定等，按照相应授权审批权限办理。
属于学校领导负责的专项经费支出，应经项目实施部门负责人签字后，由校领导审批。
第七条 人员经费
（一）工资（包括在职人员工资、津贴补贴和离退休人员生活补贴）
由人事部门将单位负责人签字的工资异动表送财务部门，财务部门根据工资库及异动情况编制全校人员工资发放表，由校长审批后发放。
（二）特殊岗位津贴、保健津贴由所在单位经费负责人和人事部门共同审批。
（三）引进人才安家费、社会保障费用、丧葬抚恤金、遗属生活补助由人事部门审批。
（四）学生勤工助学工资、困难补助、奖学金发放由学生工作部或研究生工作部审批。
（五）向教职工或学生发放各类奖励，应附学校下发的相关文件，或由单位主管校领导审批；各单位报销慰问金仅限于本单位离退休职工、困难或生病职工，从自筹经费中列支。
（六）劳务费
1.发放学生三助（助教、助研、助管）劳务费，由经费负责人审批；发放科研成果奖励、学术论文奖励、开展技术服务等费用，应附相关奖励办法或技术服务的具体内容、测算依据，由学院分管科研工作负责人审批。报销学生各类补助、劳务费等应填写《华中农业大学学生劳务费发放表》（附件3），提供学生姓名、学号、发放标准、银行卡（校园卡）号等资料。
2.职能部门原则上不得发放职工劳务费，确因特殊工作原因需要发放的，应报单位主管校领导审批。
3.报销校外人员咨询费等劳务费，应填写《华中农业大学校外人员劳务费发放表》（附件4），提供领款人姓名、职务（职称）、单位、身份证号（护照号）及领款人签名。特殊情况下，领款人无法亲笔签字、需要他人代为领款的，应由代理人签名并注明身份证号。向外籍专家发放酬金的，还需外事部门审批。
（七）报销编制外用工工资，应填写《华中农业大学临时用工工资发放表》（附件5），按以下程序审批：
聘用时间三个月以上的，不论经费渠道，均由人事部门审批；
聘用时间三个月以内的，应提供领款人身份证复印件、联系方式等信息。报销金额1000元（含）以下的，由单位（项目）负责人审批；1000元以上的，还需经费归口部门负责人审批；10000元（含）以上的，还应由单位主管校领导（或联系校领导）审批。
第八条 差旅费
（一）报销差旅费应填写“华中农业大学差旅费报销单”，注明出差人、出差事由等事项，附往返车（机）票、住宿费发票、登机牌等相关票据。因参加会议（培训）等出差的，还应附会议（培训）通知。
（二）出差补助执行《华中农业大学差旅费管理办法》有关规定。
（三）学校不提倡私车用于公务出差，各单位一般不得报销燃油费等私车费用。科研项目执行过程中确实因情况特殊，私车用于科学实验考察、调研等需报销燃油费的，应注明出差人、时间、地点、事由等事项，并提供过路过桥费、住宿费等必要的票据，填写《华中农业大学燃油费报销审批表》（附件6），由所在学院分管科研工作负责人审批同意后，在合理范围内据实报销。
（四）教职工因项目研究需要安排学生出差可自定学生出差补助标准，但不得高于教师标准。
（五）职工上下班交通补贴每年审定一次，由本单位经费负责人、人事部门、后勤管理部门共同审批。
（六）职工探望配偶、父母，报销探亲路费按直达车计算，由人事部门审批。
第九条 出国（境）费用
出国（境）费用包括参加国际会议、访问、讲学、合作研究等公务活动发生的费用。
（一）出国（境）费用严格按出国审批时的时间范围、地点、开支项目报销，不得超越期限、范围和变更开支项目。
（二）因公出国（境）旅费报销，应提供《华中农业大学因公出国人员审批表》，短期出国（境）人员还应提供湖北省人民政府出国、赴港澳任务确认件审批表，同时将本人在国（境）外开支的原始票据交外事部门审批。
（三）外籍专家来校工作或讲学发生的差旅费报销需外事部门审批。
（四）原始票据不是中文的，应当用中文注明开支内容、日期、金额。
（五）一次出国发生的所有费用应集中一次办理，不得拆分业务报销。
第十条 会议费
指学校、校属各单位、科研课题组主办或受托承办的各类会议。会议费开支内容包括会议场地租用费、交通费、食宿费、会议有关文件资料印刷等费用，不得报销礼品、纪念品。会议费用在中央国家机关会议费综合定额标准内据实报销。
（一）学校各部门（学院）举办会议，不论经费渠道，应当事前经单位主管校领导审批后在财务部门备案；由学校承担会议经费的，应在年初申报预算，由校长办公会讨论通过后实施。
（二）各类科研经费中列支会议费，应严格执行预算，报销时由项目负责人所在学院分管科研工作负责人审批。
（三）学校及校属各单位受有关部门委托承办会议，应在学校财务部门单独设立账目进行收支核算；收取会务费的，应使用学校提供的正式票据，并将会务费收入全额纳入学校财务管理。
（四）报销会议费时，需填写《华中农业大学会议费用支出明细表》（附件7），结算金额按照会议实际发生费用填写，并附举办或承办会议文件、委托第三方承办会议的合同、会议消费清单及参加会议人员名单等结算资料。
（五）单独设立会议费专项的，会议费结算完毕后应及时清理账户，
不得长期挂账，列支其他费用。
第十一条 设备、物资采购，委托业务、服务费
（一）学校各单位购买各类物资价值达到固定资产标准的，或者自购材料组装设备价值达到固定资产标准的，均应按照学校资产管理办法，在报销前办理资产验收和登记等手续。
（二）购买政府集中采购目录内的设备，或购买单台件5000元（含）以上及批量2万元（含）以上的货物，应纳入学校集中采购管理，在国资设备管理处办理采购审核手续，开具“华中农业大学采购审核单”；单台件或批量采购在10万元（含）以上的货物，报销时需附有效合同。
（三）因教学、科研使用，采购列入学校集中采购目录的试剂耗材，应提供国资设备管理处出具的采购审核单；未列入学校集中采购目录的试剂和耗材，应由国资设备管理处审核登记，采购总价2万元（含）以上的，还应附有效合同。
（四）批量采购进口试剂、仪器设备，无论金额大小，均应附进口货物供货及技术服务协议和进口物资委托代理合同。
（五）校内各单位利用公共平台、实验室、大型设备等开展测试化验加工等服务收取费用的，由国资设备管理处审批入账。
（六）向外单位支付委托加工、服务类费用、购买除上述范围之外的物资（包括办公用品、文具、办公耗材、会议用品、劳保用品、图书、日用品、体育用品等），单笔业务金额2万元以下的，应提供注明名称、数量、单价、金额的发票，发票上未列明细的，应提供发票开具单位盖章的清单；2万元（含）以上的，需附有效合同。
第十二条 通讯费
（一）党政干部住宅电话费限额补贴按组织部提供的人员名单报销发放；各单位自定标准发放的通讯费补助由单位分管校领导审批。
（二）办公电话费、网络通讯费以当月实际支出额计算，预存的电话费和网络通讯费不予报销。
（三）报销未标明用户的通讯费定额发票应注明使用者及使用月份。
第十三条 接待费用
接待费用报销应严格执行学校关于公务接待的规定。符合学校规定的公务活动接待支出，按以下规定报销：
1.接待费报销凭证应当包括发票（校内转账的为内部转账单）、派出单位公函和接待清单，接待清单应注明接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容。
2.属学校外事往来中发生的国家规定标准以内的礼品费用报销，应提供正式发票及礼品清单。除上述情况外的其他礼品费用不予报销。
3.实行公务卡报销管理的单位，应使用公务卡结算接待费用；暂未实行公务卡报销管理的单位，应通过银行转账方式结算。
第十四条 各类退款，须经相关业务主管部门审批，已开具发票的应退回原交款发票。
第三章 原始票据要求
第十五条 学校各单位因合法经济事项从外单位取得的发票，应当是国家税务机关或财政部门统一印制的、在有效使用期限内的发票，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；自制原始凭证应使用财务部门统一印制的专用凭证。
第十六条 发票或收据的要求
（一）发票或收据必须是真实的。各单位取得相应票据后，应在票据属地税务（或财政）部门查询票据真伪。
（二）发票或收据应注明收款单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等要素；付款单位名称应为“华中农业大学”。
（三）原始票据大小写金额应相符，所记载的各项内容不得涂改。
第十七条 原始票据为外文的，报销时应当翻译成中文，并出具与该业务相关的境外汇款申请书、外汇兑换水单或银行卡支付凭据等辅助资料。
第十八条 由于教学科研工作需要，向农民购买农副产品、租用畜力、农具、土地等，应取得由税务机关代开的发票，无法取得发票的，应提前半年向归口管理部门备案。报销时，填写《华中农业大学特殊业务支出明细表》（附件8），附收款人开具的收据或收条，内容应包括物品的名称、数量、单价、金额（大、小写）、收款人姓名、联系方式等，并提供收款人银行卡账号和身份证复印件。具体审批程序如下：
报销金额在1000元以下的，由经费负责人审批；
报销金额在1000元（含）以上的，由经费归口管理部门审批；10000元（含）以上的，还应提供有效合同，并由单位主管（联系）校领导审批。
第十九条 需要报销的原始票据遗失，应取得原开票单位同一发票记账联的复印件，并在复印件上加盖开票单位的发票专用章或者财务专用章，同时附情况说明，经所在单位经费负责人签字后报销。
第二十条 购买实物的报销单据，应有经办人、验收人、审批人签字；支付其他费用的单据，应有经办人、审批人签字。
第二十一条 校属各单位、各科研项目之间因提供劳务、服务等符合学校转账规定的，可填制内部结算转账单，并附有关明细或者合同，按正常报销程序审批后，办理转账手续。
第二十二条 按本办法规定需签订有效合同的报销事项，应在合同中约定付款时间和金额，各单位应严格按照合同约定办理报销手续，不得重复支付或者擅自变更，财务部门严格按合同约定付款。
第二十三条 以下票据财务部门不予受理：
假票据；财政（税务）部门申明作废的票据；已验旧的发票；发票要素不全的；发票类型与发生的经济业务内容不符的；发票开具日期超过1年的；其他不符合学校报销范围的票据。
第四章 付款方式
第二十四条 财务部门实行无现金报账制度，以下报销款项由财务部门转入个人银行卡：
职工工资、津贴；个人劳务报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；各种劳务、劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员必须随身携带的差旅费；1000元以下的零星购买服务类支出。
第二十五条 购物、服务类发票金额超过1000元（含）的，应通过银行转账或者电汇支付。报销时应正确填写收款单位名称、账号、开户银行，由财务部门直接办理倒进账或者汇款手续。
第二十六条 实行公务卡报销管理的单位，公务活动中属于公务卡结算范围的开支，应使用公务卡支付，报销后由财务部门将实际报销费用转入银行还款。
第五章 附 则
第二十七条 学校基本建设、修缮工程、科研项目、公费医疗等各类专项经费报销，国有资产处置、对外投资等，执行学校相关专项管理规定。学校归口管理部门对其二级分配经费有管理规定的，执行相应规定。
第二十八条 工资、薪金、奖金、劳务报酬所得，由财务部门按照个人所得税法代扣代缴个人所得税。
第二十九条 本办法自发布之日起实施，学校现行财务管理规定与本办法不一致的，执行本办法。
第三十条 本办法由计划财务处负责解释。